皆様こんにちは！
3S担当の安川です。
弊社は日々の業務改善活動として「3S活動」に取り組んでいます。
3S活動と聞くと「工場の3S」。つまり、「モノの整理整頓」を思い浮かべる方が多いと思います。
では現場だけが3Sを行えばいいのでしょうか？ 3Sの本質はそれだけではありません。
私たちは、3Sの大きな目的の一つを「守るべきルールを決め、決められたルールを守る文化を育てること」だと考えています。 これは、私たちが提供する生産管理システム「アシストシリーズ」を効果的に運用するために不可欠な考え方と全く同じです。
今回は、工場の「モノ」ではなく、事務所の「情報（マニュアル）」を対象にした3S活動の事例と、そこから見えたシステム運用との共通点についてご紹介します。
「探せないマニュアル」という課題
この記事を読んでくださっている皆様、今まさに自分のデスクはどうなっていますか？
PCや家電製品、家具などを購入した際のマニュアルは、どのように管理されていますか？
- 「紙のまま引き出しに突っ込んでいる」
- 「キャビネットの奥にしまい込んでいる」
弊社も以前は、紙のマニュアルを一つずつ袋詰めし、キャビネットの一か所にまとめて保管していました。 しかし、そのキャビネットの見直しは数年に一度しか行わず。結果として、
- もう廃棄した製品のマニュアルが残っている
- 本当に必要な時に、どこに片付けたか分からない
- そもそも、その製品がまだ社内にあるのか廃棄したのか判断がつかない
という状態でした。
▲整理前のマニュアルたち
デジタルを活用した「整理」と「整頓」
そこで弊社は今期、事務所をメインに活動するチームを設けました。
そしてそのチームで行った「マニュアル」の3S活動を紹介したいと思います！
1. 整理（不要なモノを捨てる）
3Sの基本は「整理」です。
まず、保管されている全てのマニュアルを出し、「必要なモノ（＝本体が社内で稼働中）」と「不要なモノ（＝本体を廃棄済み）」に分けました。
弊社の3Sでは、モノを使用頻度で「生」「休」「死」に分類します。 (分類については以前の3S奮闘記でも取り上げております。)
ただ、マニュアルのように「使用頻度は低い（死）けれど、高額品や代替不可で捨てられない」モノのために、独自に「長休」という分類を設けています。
今回のルールは以下の通りです。
- 廃棄（死）: 本体が廃棄済みのマニュアル・保証書
- データで管理: メーカーのHPでPDFが公開されているマニュアル（紙は廃棄）
- デジタル保管（長休）: 上記以外で、本体が稼働中のモノ
- 現物保管（長休）: 保証書など、どうしても紙で保管すべきモノ
このルールに則り、不要な書類を思い切って廃棄しました。
2. 整頓（誰でも使えるようにする）
次に「整頓」です。必要なマニュアルを「誰でも」「簡単に」見つけられる状態を目指しました。
今回は、2つのデジタルツールを活用しました。
① NotebookLMによる「探せる化」
まず、紙でしか残っていない「長休」のマニュアルをスキャンしてPDF化し、GoogleのAIツール「NotebookLM」にすべて読み込ませました。
NotebookLMは、追加されたソースから答えを返してくれるAIツールです。例えばマニュアルでも、全てを読まなくても知りたいことを問い合わせることで必要な情報を返してくれます。
② スプレッドシートによる「一覧化」
次に、現在社内にあるマニュアルの一覧をスプレッドシートで作成しました。
この一覧表には、製品名、保管場所（現物orデータ）、そして先ほどのNotebookLMの共有リンクを記載します。
【完成した仕組み】
- 社員はまず「マニュアル一覧（スプレッドシート）」を見る。
- 知りたい内容をNotebookLMのリンクからAIに質問する。
今後、新しい製品を購入したときも、この決めたルールに則ってスプレッドシートに追記し、データをNotebookLMに追加するだけで、管理が維持されます。不要になったマニュアルも、スプレッドシートから削除すれば完了です。
3S活動とシステム運用は「同じ」
今回は、デジタルの3Sを少し紹介させていただきました。
この管理は、まずチームでルールを作り、それを「社内に周知し、みんながそのルールを守ること」で成り立ちます。この仕組みができていないといけません。
新しいマニュアルが増えた時、誰かがルールを破って（面倒くさがって）一覧表に記載せず、その辺の棚に置いてしまえば、この仕組みは破綻し、元の「探せない状態」に戻ってしまいます。
これは、私たちが提供する「生産管理システム」の運用と全く同じです。
システムは、情報を蓄積し、利用するための「仕組み」に過ぎません。
- 「この作業が完了したら、必ずシステムに入力する」
- 「部品コードは、このルールで採番する」
といった決めたルールを全員が守らなければ、システムに正しいデータは蓄積されず、活かせることはできません。
「守るべきルールを決め、決められたルールを守る」ことができる会社になる。
これは簡単なように思えてなかなか難しい事です。その心を養うためにも、弊社は3Ｓ活動を続けています。
弊社が3S活動を全社で続けているのは、この「ルールを守る文化」を組織に根付かせることが、お客様に良いシステム（と、その活用ノウハウ）を提供し続けるための土台になると信じているからです。
現在システムの導入を悩んでいる皆様も、3S活動がなかなか進まない皆様も、まずご自身のデスクの周りを一度見直してみてください。
また社内ルールで守られていないところがないか確認してみてはいかがでしょうか。
そして、守られていないルールがあれば、その原因を探り、 社内全体で「守れる仕組み」を共有していくこと。
それこそが、3S活動においても、システム運用においても、大切なことではないかと思います。