日々の忙しさの中で、棚卸作業に割く時間というのは現場にとっても大きな負担となります。そんな中、紙やExcelでのアナログ管理に限界を感じ、頭を抱える町工場は少なくありません。
町工場における「棚卸」の悩み
年末や長期休暇前などに行われる棚卸作業。社員総出で数えても、最終的に実物とエクセルの数字が合わないことはありませんか？
多品種小ロットの町工場の現場では、似ている材料や仕掛品が混在しやすく、「棚卸をしたら、無いと思って新しく作った部品が端材の下から出てきた」といった二重手間や余剰在庫が発覚しがちです。こうした在庫は、現場のスペースを奪うだけでなく、売れなければ廃棄するしかないため、会社にとって無駄なコストと管理の手間を増やす原因になってしまいます。
結局、ズレの大きいものだけ現場へ向かい、数え直してミスを修正したり、帳簿を見直して数字を合わせたりするものの、どうしても「原因不明」のズレが出てくることになります。残業しても最終的に時間切れとなり、原因不明のまま帳簿を書き換えて報告する。このような経験が、毎年繰り返されていませんか？
原因は「属人化」と「イレギュラー対応」
これらの原因は、在庫の実態が「個人の中」にとどまっているため、組織として見えていない状態にあります。そもそもエクセルや紙というのは、「〇〇さんのエクセル」「××さんの作業メモ」といった個々の記録です。
組織として「今、在庫が何個あるか」を誰も即答できない状態です。担当者が休んでしまったり、イレギュラー対応が入ったりした時に、初めて「見えない」という事実に気づきます。さらに、小回りの利く町工場は出荷や入荷・試作で一部だけ作る、といったイレギュラーな状態がほとんどです。そのため、このような細かな状態変化に、エクセルや紙での管理が追いつけていないのです。
現場の簡単入力で、履歴を振り返る仕組みづくり
この問題を解決するために必要なのは、「いつ、誰が、何を動かしたか」の履歴が、日々の業務の中で自然と残り、後から振り返れる仕組みを作ることです。
私たちが提供する町工場向け生産管理システム「アシストシリーズ」では、入荷・出庫のたびに現場で簡単な入力を行うだけで、「この製品が〇個入荷した」「この製品は試作で〇個使った」といったデータが自動的に反映・蓄積されるようになります。
わざわざ事務所に戻り、PCを開いてエクセルに打ち直す手間がなくなり、転記などの事務作業に時間を取られることが解消されます。万が一、出てきた数字に疑問やズレが生じたときでも、システムに記録したデータの履歴をさかのぼるだけで、「急ぎの対応で使ったのか」「ミスで補填した分だ」と数字のズレの理由がすぐに可視化されます。
そのため、現場へ行って数え直したり、棚卸の原因不明のズレを、残業をして無理やり数字を合わせて報告するという気が進まず、すっきりしない作業が解消されます。棚卸は「１からすべて数える大きい作業」から、日々の「記録と実物が合っているかを確認するだけ」に変わります。
現場の負担を増やさず、数字が合う環境へ
いきなり現場に負担のかかる難しいシステムを入れるのではなく、今の現場の手間を減らしながら、数字が合う環境を整える。それがアシストの目指す在庫管理です。日々のデータが記録されていれば、棚卸のために生産を止める必要もなくなり、いつもと同じペースで業務を進めることができます。「アシストシリーズ」では、入出庫の記録や棚卸の履歴を、柔軟に記録できるように設計しています。
棚卸のたびに同じことを繰り返して、もやもやしているという方は、まずは「自社の現場に無理なく導入できる仕組み」があるのかを、少しずつ検討してはいかがでしょうか。
「今の現場の手間を減らしつつ、数字を合わせたい」
「アシストが現場でどう使えるのか知りたい」
と少しでも思われた方は、ぜひ私たちが作ったこちらの資料をご覧ください。
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