こんにちは、開発部の吉田です！「初めての生産管理」シリーズの第2回目、前回は«生産管理コラム 「「生産管理」って結局なに？Assistで3つの分野からひも解く」にて生産管理の概念についてとりあげました。
今回はAssistにおける販売管理・購買管理についてお話させていただきます。Assistでは「事務管理(Assist Desk)」で管理することになります。
まず販売管理は、商品がお客様のもとに届くまでの一連のプロセスをスムーズに進めるための管理です。
例えば「見積書や納品書を発行」や「注残の確認」「当月の売上管理」などが当てはまります。
購買管理では「注文書の作成」をしたり、「必要な材料や部品、外注工程がいくらかかったか」や
「今月の仕入金額はどれくらいか」を把握することができます。
販売管理・購買管理にはさまざまなソフトがありますが、製造業においてはこれに加えて「生産状況の管理」が欠かせません。
そのため、バラバラに管理していたら、管理するツールが増えてしまい現状の把握が困難になる可能性があります。
そこでAssist Seriesの「事務管理(Assist Desk)」では販売管理・購買管理を行い、同シリーズの「工程管理(Assist Line)」を組み合わせることで、製造現場との連携がスムーズになります。
現場の状況がリアルタイムで把握できるため、生産の進捗が見え、納期遅れや漏れも未然に防ぎます。
※今回は赤枠で囲んだ部分のお話をさせていただきます。
「まだ何とかエクセルで対応できているし…」「事務はエクセルや販売管理用アプリを使い、工程管理だけソフトでも良いのではないか？」というお声も耳にします。
そのためAssist seriesを導入することで、実際にどのようなメリットがあるのかを具体的にご紹介いたします。
販売管理・購買管理でこういったお悩みありませんか？
納期変更・個数変更のお問い合わせにすぐに返事ができない
「前回注文した製品なんですが、プラスで10個追加したいんですけど、納期は変更なしでできますか？」や「前に頼んだ仕事、どこまで進んでいますか？数量の変更をお願いしたいのですが…」といった問い合わせはありませんか？
事務や営業担当者は、製造現場の状況がわからなければ、すぐに返事をすることができません。
材料や外注品の状況がすぐにわからない
製造現場で必要なもの（材料や消耗品など）を直接発注した際、それを事務所が共有していないと、「仕入先から納品書や請求書が届いて初めて今月の支払額がわかる」という状態になりかねません。
または「製造現場で手配したことを忘れ、事務所で同じ材料を購入して過剰在庫になってしまった」「材料の手配担当が明確でなく、社内でたらい回しになり、結局材料が手配されなかった」ということはありませんか？
部署ごとに使用するシステムが違うため、余分な入力作業やミスが発生してしまう
同じ社内でも部署によって使うシステムが違うと、思わぬミスや余分な作業が増えてしまいます。営業や事務担当者が使う販売管理、製造現場で使う生産管理、売上を管理する会計管理など、社内のシステムが連動していないため、そのたびに入力や確認作業に追われていませんか？
こういったお悩みをAssistを使えば以下のように解決することができます！
その流れをAssistの操作と共ににお伝えしたいと思います！
画面上で生産状況を確認できるから、問い合わせに柔軟な対応ができる
Assist Desk（事務管理）では「製品が何個できているか」「納品できるか」を確認することができます。
事務や営業担当者は製造現場へ足を運ばなくても、画面上で生産状況がわかるため、納期変更のお問い合わせにも対応することができます。
※「いま製品がどの段階まで作られているか」など進捗状況のお問い合わせに関しては、工程管理(Assist Line)とセットで利用することで可能となります！
◉Assistで生産進捗を確認する手順
Assistの見積情報を「受注処理」、または受注伝票を作成すると「受注情報」が作られます。明細の行ヘッダをクリックします
行ヘッダをクリックすると、その受注情報に紐づけられている情報に移動できる「リンクショートカット」の画面が表示されます。ここからそれぞれの情報にアクセスし、クリックして確認できます。
✳︎なぜ、このようなことができるのか？
それは、Assistが見積情報や生産情報、納品情報などをすべて紐づけることができるからです。
請求、発注、納品などの処理を行った場合も、それぞれのデータが紐づけられているため、各伝票を簡単に開くことができます。
また、見積書や納品書、発注書などの帳票も関連するデータにアクセスし、印刷やPDF出力を行いたい場合は、該当画面の「印刷」ボタンを押すことで可能です。
そして、先ほどのリンクショートカット画面から「製品生産」をクリックすると、その受注の「生産製品情報」画面に移動し、生産状況を確認することができます。
※「製品生産」機能を使うには、工程管理(Assist Line)が必要となります。
「製品生産情報」画面では、「製品の工程がどこまで進んでいるか」「どの工程が完了したか」といった進捗状況を確認することができます。
「工程進捗」ボタンを押すと、状態が一目でわかる「ガントチャート」が表示され、グラフィカルに工程進捗の確認が可能です。
このように、画面上で受注や生産状況を確認できるので、お客様からのご要望やお問い合わせに迅速かつ柔軟な対応が可能です。顧客満足度の向上にもつながるかと思います。
いま何を注文しているか発注状況がわかる
Assist Desk（事務管理）では、発注状況の確認も簡単にできます。発注伝票一覧画面を開くと、どこに・何を・どれだけ発注しているかがわかります。
社内で一元管理ができていれば、製造現場で必要なもの（材料や消耗品など）を直接発注しても、事務所側で確認することが可能です。
「仕入先から納品書や請求書が届いて初めて今月の支払額がわかる」や「二重に発注してしまった」という事態を防ぐことができます。
前回のコラム「資材や材料、外注加工の手配管理のお困りごとを解決します！」では、生産現場側からの視点で発注管理についてご紹介しましたが、今回はDesk（事務管理）側の視点から発注管理についてお伝えしたいと思います。
このように一元管理をすると、社内で「発注した／発注していない」といった行き違いやトラブルが減ります。
基本情報入力は一度だけ
事務担当者が見積や受注の基本情報を一度入力をすれば、その後の生産、発注手配のデータが紐づきます。
何度も入力する必要がなく、余分な確認作業が減り、時間の有効利用やコスト削減につながります。
このようにAssistで一元管理を行うことで、販売管理・購買管理における手間のかかる作業を削減でき、仕事の効率化・最適化につながります！
Assistシリーズは、製造業の事務担当者や営業の方にとって頼りになるシステムとなっています。
次回の生産管理「初めての生産管理」では、Assistにおいての受注処理について取り上げたいと思います！
製造業においての販売・購買管理に関してお悩みの方は、ぜひ一度こちらからお気軽にご相談ください。
またAssistについて分かりやすくまとめた無料資料もございます。